Üzleti levelezés

Kinek ajánljuk?

minden cégnek, hivatalnak, ahol a levélírás napi feladatot ad a munkatársaknak

Időtartam: 4 x 80 perc

Résztvevők: 4-16 fő

Sok időt és energiát, azaz pénzt takarítanak meg annak a cégnek a munkatársai, amelyik odafigyel a kommunikációs készségek és folyamatok fejlesztésére!

Az üzleti levelezés ugyanis a kommunikáció elsődleges felületévé vált. Sok ezer levél keletkezik évente egy-egy szervezeten belül, ám a munkatársak készségeinek fejlesztése kevés figyelmet kap.

A levelezés célja egyszerű: a feladatok legyenek végrehajtva – jól, precízen, időre. Ehhez érthetően, feszesen kell fogalmazni, határidőket kell megjelölni, nyelvi következetességre kell törekedni.

A munkatársaknak azonban úgy kell a leveleket megírniuk, hogy a jó levélírás fortélyait sohasem tanulták. Már egyetlen napba is belefér annyi ismeret, tanács és praktika, amennyire a hétköznapokban a munkatársaknak a levelezés során szükségük lesz.

A tréningen a résztvevőkkel átvesszük a feszes, hatékony levélírás alapjait. Átbeszéljük a megszólítást, az elköszönést, a stílus szerepét és lehetséges eszközeit, a hatásgyakorlás módszereit, az udvariassági vagy felszólító formákat, megoldásokat. Közérthető tanácsok, gyakorlatok, ezernyi üzleti vagy hivatali példa, munkafüzetes feladatok.

A tréning eredménye: magabiztosan, hatékonyan író munkatársak, akik következetes, hatásos, tisztes küllemű, jól összerakott és közérthető leveleket írnak, mert ismerik az írás alapvető szabályait, eszközeit.

A tréning nem igényel előtanulmányokat, a nyelvészeti szakszavakat száműzzük, a példák az üzleti élet hétköznapjaiból valók. Gyakorlatias, letisztult, interaktív foglalkozáson várjuk a résztvevőket.

A tréning résztvevői megtanulnak jól működő leveleket összerakni. A cél: az olvasók végrehajtsák a levélben foglalt feladataikat. Feszes, hatásos, jól tagolt levelekkel menni fog.

A tréning jellege

A tréning egyszerre szeminárium és workshop. Számtalan, az üzleti életből hozott példával alapozunk, majd munkafüzettel és gyakorlatokkal dolgozunk. Végül annyi előzetesen beküldött céges levelet nézünk és beszélünk át, amennyi belefér az időnkbe.

Miért jó a megrendelő cégnek a tréning?

a résztvevők hatékonyabban, időtakarékosabban kommunikálnak az ügyfelekkel és cégen belül egyaránt
a résztvevők magabiztosabban írnak
a magabiztosabban, hatékonyabban kommunikáló munkatársak a cég számára jelentős mennyiségű időt és energiát, azaz pénzt takarítanak meg
csökkennek a cégen belüli kommunikációs elakadások
egységesebbé, következetesebbé válik a cégen belüli, illetve a kimenő kommunikáció

Mit kapnak a résztvevők a tréningen?

megtanulnak egyszerűen, feszesen, érthetően fogalmazni
megtanulnak hatékonyan bánni a levélírásra szánt idővel
elsajátítják azt a minimális gondosságot, amit egy-egy levél megkövetel
megismerik a levélírás részfeladatait
megértik, miképp működik a címzett oldalán a szöveg
elsajátítanak alapvető stilisztikai, nyelvhelyességi ismereteket

Tematika

formai követelmények, kiemelések, tagolás
megszólítás, elköszönés
helyesírás, központozás
hang, stílus, nyelvezet
a levél tartalmi elemei, sorrend
a feszes levél sajátosságai
hatékony gazdálkodás az idővel
gyakorlatok munkafüzet segítségével
gyakorlat I.: mintalevelek elemzése
gyakorlat II.: saját levelek áttekintése tanácsadással*

*SAJÁT LEVELEK ELEMZÉSE
A tréning előtt minden résztvevőtől bekérünk saját írásokat, ez esetben üzleti leveleket, minél többet. A tréningen aztán a leveleket közösen is átbeszéljük – gyakorlatias, inspirációra törő, mentori szemléletű hangon.

Minden kimenő levélben ott a potenciál: bizalmat építhetünk, értékesíthetünk, hatást gyakorolhatunk általa. Miért ne élnénk az írásban rejlő erővel?

Miért érdemes egy cégnek a munkatársai levélírói készségeit fejleszteni?

Az üzleti-hivatali élet egyre több írásbeliséget követel a dolgozóktól – profiltól, szektortól, beosztástól függetlenül. Ráadásul: az elmúlt évek megteremtették a home office intézményét, és ez ismét csak a billentyűzet mellett töltött időnk hosszát növeli. Egyre több az elektronikus platform, és e platformokon egyre több üzenetet, levelet váltunk.

Általános megfigyelésünk, hogy az üzenetek, levelek gyakran slamposak, következetlenek, kapkodás szülöttei. Az alapvető helyesírási, központozási, nyelvhelyességi, stilisztikai hibák nem csupán a levélíró, de az őt foglalkoztató cég hitelét is kikezdik mind az ügyfeleknél, mind a beszállítóknál, mind a többi munkatársnál. Még egy fontos küldetésű levél is hatását veszítheti, ha nyelvi gondatlanságról árulkodik.

Az igényességre való törekvés a kommunikáció e formájánál is meghálálja magát. Egy sales-es munkatársnak például egész biztosan nem szabadna véleményes minőségű sorokat kiadnia a kezéből.

Persze jogosan merül fel:

alig-alig jut idő egy levél megírására.

Igaz, ám ez csupán újabb érv a tanulás mellett. Még kevéske rendelkezésre álló idő mellett is megmaradhatunk gondos szerzőnek, csupán ismernünk kell a legegyszerűbb szabályokat és trükköket.

A szövegekben megjelenő hibák nagy része egyszerűen kiküszöbölhető – egyszerű ismeretek birtoklásával, alkalmazásával. A tréning egyik feladata épp az, hogy a résztvevők a későbbiekben levélírás közben elkerüljék az alapvető hibákat:
– a terjengősséget, ami szerzőtől és olvasójától egyaránt időt rabol
– a lényeges és lényegtelen elemek keverését
– a következetlen, követhetetlen szöveget
– a slampos küllemet, az alapvető helyesírási, központozási vétségeket
– a logikátlan, értelmetlen mondatokat, a kétértelműséget
– a fölös idegen szavakat, közhelyeket
– a hatástalan szövegeket, a hatástalan nyelvi megoldások, és a többit…

Vegye fel velünk a kapcsolatot, térképezzük fel együtt, miképp fejleszthetjük a munkatársak kommunikációs készségét, írástechnikáját. Jó hangulatú, inspiráló, remekül fejlesztő tréninget ígérünk.